Procedimiento

1. Puntualidad: Las reuniones serán calendarizadas estableciendo un día y hora a la semana a cada área operativa.

La reunión tendrá una duración de una hora
La reunión iniciará y concluirá en el tiempo planeado.

En caso que la reunión no se realice en el tiempo establecido teniendo como tolerancia para empezarla 15 min., será necesario replantear el horario y reprogramarse para otro día.

La reunión es una necesidad tanto del área como de la coordinación, por lo tanto es corresponsabilidad de ambos que la reunión se realice. En caso de que por alguna razón la reunión no se lleve a cabo el día y hora previstos, se adelantara o se reprogramara lo más pronto posible.

2. Responsables: Debe estar siempre la coordinación y el responsable de área o alguien más del equipo que cuente con la información requerida

3. La agenda: La agenda deberá ser elaborada previamente por cada equipo y complementada por la coordinación en caso de que tuviera más asuntos qué tratar.

Establecer que en la agenda de cada reunión el primer punto sea siempre el seguimiento de acuerdos de la reunión anterior.

4. La minuta: El equipo deberá designar a un responsable para realizar la minuta y enviar por correo a la coordinación para el seguimiento de acuerdos.

En cada reunión de área estará a disposición un equipo de cómputo o una palm para escribir la minuta y facilitar la revisión de los acuerdos de la reunión anterior.

5. La evaluación: Al terminar la reunión se hará mención de los acuerdos y se evaluara por medio de un formato.

6. Dinámica: Es necesario que una persona del área modere la reunión y que en la agenda se prioricen los temas.